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專業人士在工作上最厭惡的一件事是，他們必須要以書面形式進行溝通，幾乎所有的人都覺得這是件苦差事，但願自己能夠更擅長寫作。還有許多人被明確告知，如果他們想要更上層樓，就必須精通這項技能。

　　 多數人未能有很大的改進，原因是他們以為寫得更清楚意味著用更簡單、更直接的句子來寫，而且他們的文章裡往往充斥著太長或太累贅的句子。此外，他們所使用的詞彙經常太過專業或抽象，而且有時候他們的段落鋪陳很糟糕。

　　 但是這些都是屬於「寫作風格」（style）的毛病，對於已經完成正式教育的人而言，改變寫作風格是很困難的。不是不能改，而是它就像學習打字，需要大量重複性的練習，多數產業界與政府的在職人士根本找不出時間。因此，他們不斷被告知必須寫得「更清楚」。

　　 然而，文章寫不清楚還有第二個原因，它比第一個原因更普遍而且更容易改正。這指的是文章的「結構」──句子出現的順序（無關句子寫得好或壞）。如果某人的文章寫得不清不楚，很有可能是作者表達這些觀點的順序與讀者的大腦處理它們的能力發生衝突。

　　 對於讀者而言，最簡單的順序是先接收主要的、更為抽象的觀點，接著他才需要去接受次要的、支持性的觀點。而既然主要的觀點總是源於次要的觀點，則這些觀點的最理想結構，永遠是由一個中心思想綁住好幾組觀點所組成的一個金字塔結構。在金字塔結構下，這些觀點的關係可以是「縱向」（vertically）──亦即任何一層的一個論點都將永遠是下面一層成組觀點的總結；這些觀點的關係也可以是「橫向」（horizontally）──幾個觀點因為共同呈現一個邏輯論點而被歸類成一組。

金字塔結構可以運用在任何你想要清楚呈現你的思維的文件上。為了方便說明，這裡有一個非常簡單的例子，說明觀點「組織前」與「組織後」的差別。

作者經歷的事件發展順序
柯林斯來電說他無法參加三點的會議；強生表示，他不介意晚一點開會，甚至改明天也可以，但時間不能訂在十點半之前；而克利福德的秘書說，克利福德明天要晚一點才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預訂了，但週四是可以的；週四早上十一點看起來是不錯的時間，你可以開會嗎？ 


按照金字塔原理組織重點：
我們可以把今天的會議重新安排在週四早上十一點舉行嗎？這對柯林斯與強生會比較方便，而且克利福德也能出席。這也是本週會議室唯一沒被預訂的時間。


只要從頂點並沿著這個金字塔架構的分支往下走，你可以非常輕鬆地將這些以金字塔結構組織的觀點傳達給讀者。因此，寫作者若能強迫自己把想法建構成一個金字塔，會發現自己的觀點分類得如此清楚，可以輕鬆地寫出清楚、直接的句子。