如果能夠選擇，大部分的人們都會選擇以口頭方式報告，而非以書面的方式提出。在內心深處，他們認為視覺報告只是單純的以投影片的方式進行報告。因此，他們認為報告只是把金字塔型的結構轉換成單純的文字投影片，也許再加上一些佐證的圖表加以解釋。情形會是如此嗎？
問題是，視覺報告需要面對一群現場觀眾，時常坐在並不舒服的環境中，而觀眾希望能在別的地方舉行。這種聽眾不只會有無法預知的反應，而且會受到任何事物的影響而分散注意力。因此你的工作大部分是要確保你能夠預期他們的反應，保持他們的注意力，以及讓他們急於取得你的訊息內容。換句話說，你必須顧慮他們的感受。而顧慮一群商業報告聽眾的感受所需要的藝術技巧和其他任何形式的娛樂幾乎相同。
你需要製作一場「表演」，而表演需要有一位明星、表演的手稿、表演過程的腳本、技術卓越的視覺技巧，以及考慮到無形的因素，例如時機、步調與懸疑等等。突然間你會覺得需要一整套的技巧，遠超過「投影片形式報告」的要求。
協助商業報告人員具有表演者的技巧，需要加倍努力以及在公開演講和掌握聽眾注意上給予嚴格的訓練。基本技巧如下：
‧ 如果文字投影片只包含最重要的論點，需要適當加以分類和摘要，並盡可能簡潔說明。
‧ 有清楚的圖表佐證（圖、表格或是曲線圖）。
‧ 反映出腳本和手稿經過慎密的思考。
你在報告中使用兩種投影片，包括文字和圖表（圖、表格或是曲線圖），理想的比率是90%的圖表與10%的文字。它們的任務是：
1. 闡明報告的結構（文字投影片）。
2. 強調重要的論點分類，例如結論、建議案或者後續步驟（文字投影片）。
3. 說明無法很快由文字單獨清楚表達的關係（圖表）。
設計文字投影片
在為現場的簡報設計文字投影片時，需要認清：在會議室中最引人注意的是你本人，而不是投影片。投影片只是各種視覺上的輔助器材，它們的功能主要是確保報告的持續進行。因此，你會希望在你大聲敘述的內容和螢幕上所顯示的內容之間，能夠有清楚的區別。
在決定個別文字投影片中的內容時，請記得下列指導方針：
1. 一次只提出和討論一個論點
只有當你想要列舉出一組論點做為摘要，或者供後續投影片更充分發揮的時候，才可以不用遵守這個規則。
2. 使用敘述文字而不只用標題
你通常可以選擇使用一或兩個字簡潔表示論點，或是使用簡要扼要的言詞報告論點。比方說，「銷售展望」相對於「銷售展望是看好的」，後者的說法讓聽眾不會誤解你所提出論點的本意。
3.保持文字的簡潔扼要
在每一張投影片上試著不要放入超過6行的文字，或者大約30個字。如果某個論點所包括的文字比這個數目多，可考慮多使用幾張投影片。
4.使用簡單的文字和數字
很長的字、技術詞彙和複雜的片語都會讓觀眾分心，把他的注意力從你這位演講者身上移開。你也應該盡可能使用簡單的數字：490萬元比$4,876,987更容易抓住觀眾的注意力。
5.盡量使用易讀的字型和大小
我們可使用32這個可靠的參考數字。
如果你知道最遠觀眾和顯示螢幕之間的距離，可將距離（英呎數字）除以32，就能得出可清楚觀看的最小英文字母尺寸（英吋數字）。因此，如距離為16英呎除以32就等於0.5英吋。在螢幕上要能從16英呎遠處看見的字母大小必須有1/2英吋高。
如果你知道在螢幕上使用字母的大小尺寸，可以將該尺寸（英吋數字）乘以32，就可得出可清楚看見字母的最遠距離（英呎數字）。因此，0.75英吋乘以32就得出24呎的距離。3/4英吋高度的字母在距離超過24英呎時就無法看清楚。
6.設計吸引人的投影片
良好投影片的配置、字體的選擇和使用的顏色，可以讓投影片看起來更吸引人。如果所有的文字投影片看起來都很相似，會讓人覺得無聊。但是若你把文字投影片當做一種使用文字而非數據或是圖的資料圖表，則你設計的投影片就會因為以視覺顯示論點之間關係，而顯得更有吸引力。
7.使用「構建投影片」（build slide）加強吸引力
另一種加強投影片吸引力或是處理複雜性的方法，就是逐一顯示投影片中的每一個部分。用這種方式，你就可以一邊進行報告一邊加以解釋，這樣整個投影片就不會遮住整個畫面。
設計圖表投影片
文字投影片使用一種熟悉的溝通媒體──文字。但是圖表投影片（包括圖、圖表、表格和曲線圖）則使用完全不同的溝通方法──視覺關係。它們讓你能夠呈現大量的數據和複雜關係給你的觀眾，這是你單獨使用文字時所無法有效做到的。
圖表投影片可用來回答下述五種問題：
‧ 有哪些因素？
‧ 有哪些元素改變，以及如何改變？
‧ 各種數量與總數相比為何？彼此的關係如何？隨時間的變化為何？
‧ 項目如何分配？
‧ 項目之間的關係如何？
竅門是先決定你想要利用圖表回答的問題，將答案當作標題放在圖表上，然後選擇最適合的圖表格式來呈現該論點。
務必確定圖或者曲線圖的標題直接表達它的內容，標題可以是一個完整的句子或是包含動詞的一句片語。這麼做讓你可以核對圖表帶給觀眾的視覺印象是否符合你希望表達的內容。「各區域的利潤比率」的說法沒有「西區幾乎佔了一半銷售額」那麼有意義。
說出圖表的論點也可把混淆的可能性降到最低。不同的觀眾如果獨自判斷，會依據他們自己的觀點、背景或興趣而注意到不同的關係。這樣你可以立即吸引他們的注意力在你希望強調的數據方面。
腳本
一旦你了解文字和圖表投影片的要求，你就可以開始設計完整的報告。對於如何將金字塔結構的論點轉換成報告，我採取的方法如下所示：
1.撰寫完整的引言，並且按照你將要述說的每個字按照順序納入引言中。這樣可確保你不會在開始的故事中遺漏任何事情，而且讓你重新檢視你正在回答的問題觀眾可以了解。
2.準備好一份空白腳本的表格，而且在每個空白的投影片頂端寫出你想要以視覺說明的引言論點，加上來自邏輯主線的論點並且放置在邏輯主線下面一行。
3.草擬出你在說明每個論點時使用的視覺方法。一般而言你不需要實際數字就可以做這些程序，但是只需要你想要包括的資料種類，以及供你自己和設計你想要顯示關係的設計者使用的注解。
4.在每個投影片上寫出你會述說的內容手稿，確保這組投影片可像說一段故事般地鋪陳出來。
5.完成投影片的設計，並且將它們送出，以進行適當地繪製。
6.排練、排練、再排練！
最簡單的腳本就是一張紙，將它左右橫放然後分成幾個各別的區塊，每個區塊代表一張空白的投影片。它讓你能夠記下你想要轉換成投影片的特定論點，並且指出哪一張應當是文字投影片，以及哪一張應該以哪些種類的圖形說明。
問題是，視覺報告需要面對一群現場觀眾，時常坐在並不舒服的環境中，而觀眾希望能在別的地方舉行。這種聽眾不只會有無法預知的反應，而且會受到任何事物的影響而分散注意力。因此你的工作大部分是要確保你能夠預期他們的反應，保持他們的注意力，以及讓他們急於取得你的訊息內容。換句話說，你必須顧慮他們的感受。而顧慮一群商業報告聽眾的感受所需要的藝術技巧和其他任何形式的娛樂幾乎相同。
你需要製作一場「表演」，而表演需要有一位明星、表演的手稿、表演過程的腳本、技術卓越的視覺技巧，以及考慮到無形的因素，例如時機、步調與懸疑等等。突然間你會覺得需要一整套的技巧，遠超過「投影片形式報告」的要求。
協助商業報告人員具有表演者的技巧，需要加倍努力以及在公開演講和掌握聽眾注意上給予嚴格的訓練。基本技巧如下：
‧ 如果文字投影片只包含最重要的論點，需要適當加以分類和摘要，並盡可能簡潔說明。
‧ 有清楚的圖表佐證（圖、表格或是曲線圖）。
‧ 反映出腳本和手稿經過慎密的思考。
你在報告中使用兩種投影片，包括文字和圖表（圖、表格或是曲線圖），理想的比率是90%的圖表與10%的文字。它們的任務是：
1. 闡明報告的結構（文字投影片）。
2. 強調重要的論點分類，例如結論、建議案或者後續步驟（文字投影片）。
3. 說明無法很快由文字單獨清楚表達的關係（圖表）。
設計文字投影片
在為現場的簡報設計文字投影片時，需要認清：在會議室中最引人注意的是你本人，而不是投影片。投影片只是各種視覺上的輔助器材，它們的功能主要是確保報告的持續進行。因此，你會希望在你大聲敘述的內容和螢幕上所顯示的內容之間，能夠有清楚的區別。
在決定個別文字投影片中的內容時，請記得下列指導方針：
1. 一次只提出和討論一個論點
只有當你想要列舉出一組論點做為摘要，或者供後續投影片更充分發揮的時候，才可以不用遵守這個規則。
2. 使用敘述文字而不只用標題
你通常可以選擇使用一或兩個字簡潔表示論點，或是使用簡要扼要的言詞報告論點。比方說，「銷售展望」相對於「銷售展望是看好的」，後者的說法讓聽眾不會誤解你所提出論點的本意。
3.保持文字的簡潔扼要
在每一張投影片上試著不要放入超過6行的文字，或者大約30個字。如果某個論點所包括的文字比這個數目多，可考慮多使用幾張投影片。
4.使用簡單的文字和數字
很長的字、技術詞彙和複雜的片語都會讓觀眾分心，把他的注意力從你這位演講者身上移開。你也應該盡可能使用簡單的數字：490萬元比$4,876,987更容易抓住觀眾的注意力。
5.盡量使用易讀的字型和大小
我們可使用32這個可靠的參考數字。
如果你知道最遠觀眾和顯示螢幕之間的距離，可將距離（英呎數字）除以32，就能得出可清楚觀看的最小英文字母尺寸（英吋數字）。因此，如距離為16英呎除以32就等於0.5英吋。在螢幕上要能從16英呎遠處看見的字母大小必須有1/2英吋高。
如果你知道在螢幕上使用字母的大小尺寸，可以將該尺寸（英吋數字）乘以32，就可得出可清楚看見字母的最遠距離（英呎數字）。因此，0.75英吋乘以32就得出24呎的距離。3/4英吋高度的字母在距離超過24英呎時就無法看清楚。
6.設計吸引人的投影片
良好投影片的配置、字體的選擇和使用的顏色，可以讓投影片看起來更吸引人。如果所有的文字投影片看起來都很相似，會讓人覺得無聊。但是若你把文字投影片當做一種使用文字而非數據或是圖的資料圖表，則你設計的投影片就會因為以視覺顯示論點之間關係，而顯得更有吸引力。
7.使用「構建投影片」（build slide）加強吸引力
另一種加強投影片吸引力或是處理複雜性的方法，就是逐一顯示投影片中的每一個部分。用這種方式，你就可以一邊進行報告一邊加以解釋，這樣整個投影片就不會遮住整個畫面。
設計圖表投影片
文字投影片使用一種熟悉的溝通媒體──文字。但是圖表投影片（包括圖、圖表、表格和曲線圖）則使用完全不同的溝通方法──視覺關係。它們讓你能夠呈現大量的數據和複雜關係給你的觀眾，這是你單獨使用文字時所無法有效做到的。
圖表投影片可用來回答下述五種問題：
‧ 有哪些因素？
‧ 有哪些元素改變，以及如何改變？
‧ 各種數量與總數相比為何？彼此的關係如何？隨時間的變化為何？
‧ 項目如何分配？
‧ 項目之間的關係如何？
竅門是先決定你想要利用圖表回答的問題，將答案當作標題放在圖表上，然後選擇最適合的圖表格式來呈現該論點。
務必確定圖或者曲線圖的標題直接表達它的內容，標題可以是一個完整的句子或是包含動詞的一句片語。這麼做讓你可以核對圖表帶給觀眾的視覺印象是否符合你希望表達的內容。「各區域的利潤比率」的說法沒有「西區幾乎佔了一半銷售額」那麼有意義。
說出圖表的論點也可把混淆的可能性降到最低。不同的觀眾如果獨自判斷，會依據他們自己的觀點、背景或興趣而注意到不同的關係。這樣你可以立即吸引他們的注意力在你希望強調的數據方面。
腳本
一旦你了解文字和圖表投影片的要求，你就可以開始設計完整的報告。對於如何將金字塔結構的論點轉換成報告，我採取的方法如下所示：
1.撰寫完整的引言，並且按照你將要述說的每個字按照順序納入引言中。這樣可確保你不會在開始的故事中遺漏任何事情，而且讓你重新檢視你正在回答的問題觀眾可以了解。
2.準備好一份空白腳本的表格，而且在每個空白的投影片頂端寫出你想要以視覺說明的引言論點，加上來自邏輯主線的論點並且放置在邏輯主線下面一行。
3.草擬出你在說明每個論點時使用的視覺方法。一般而言你不需要實際數字就可以做這些程序，但是只需要你想要包括的資料種類，以及供你自己和設計你想要顯示關係的設計者使用的注解。
4.在每個投影片上寫出你會述說的內容手稿，確保這組投影片可像說一段故事般地鋪陳出來。
5.完成投影片的設計，並且將它們送出，以進行適當地繪製。
6.排練、排練、再排練！
最簡單的腳本就是一張紙，將它左右橫放然後分成幾個各別的區塊，每個區塊代表一張空白的投影片。它讓你能夠記下你想要轉換成投影片的特定論點，並且指出哪一張應當是文字投影片，以及哪一張應該以哪些種類的圖形說明。
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