在著手準備報告和簡報等比較長的文件方面(通常寫作的目的是為了提供問題解決方案),或是在專案計畫或諮詢建議方面(告訴你如何著手解決問題),你的思考過程並不簡單:有可能會有一段冗長的資料收集階段;寫作的過程可能會有好幾名作者參與並延續數日(或是數周);而且在你可以決定想要傳達的訊息之前,你很可能發現自己有一大堆需要整理和思考的事實、數據、資料和想法。

這些問題導向的文章通常必須回答以下三個最常見的問題之一,而究竟該回答哪一個問題,則取決於讀者事先的認知:

‧ 我們應該做什麼?(如果不知道解決方案)
‧ 我們應該做嗎?(如果已經提出解決方案)
‧ 我們應該怎麼做?/你會怎麼做呢?(如果已經知道且接受解決方案)

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當你嘗試將金字塔原理運用於具體的寫作時,在多數情況下,只要稍微練習,應該不難決定你想法的整體結構。你通常可以不用花太多力氣,便能找出你的「主題」、清楚說明讀者的「問題」、徹底地思考「情境」和「衝突」,並提出你的中心思想。然後利用問題/回答的方法,你可以相對輕鬆地提出下一層論點。

   不過,當你完成文章時,你還是必須仔細檢視文章的論點結構。在這個階段,你可能發現自己犯下兩個常見的錯誤:

列舉關係鬆散的論點(如:「十個步驟」或「五個問題」)。僅以一個複數名詞來概括這些論點,證明其為一組相似論點,而非以其共有一個內在的邏輯關係來評斷。
不用具有啟發性的論點,而是採用空洞的主張(「公司有五個問題」),來做為全文的中心思想。

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專業人士在工作上最厭惡的一件事是,他們必須要以書面形式進行溝通,幾乎所有的人都覺得這是件苦差事,但願自己能夠更擅長寫作。還有許多人被明確告知,如果他們想要更上層樓,就必須精通這項技能。

   多數人未能有很大的改進,原因是他們以為寫得更清楚意味著用更簡單、更直接的句子來寫,而且他們的文章裡往往充斥著太長或太累贅的句子。此外,他們所使用的詞彙經常太過專業或抽象,而且有時候他們的段落鋪陳很糟糕。

   但是這些都是屬於「寫作風格」(style)的毛病,對於已經完成正式教育的人而言,改變寫作風格是很困難的。不是不能改,而是它就像學習打字,需要大量重複性的練習,多數產業界與政府的在職人士根本找不出時間。因此,他們不斷被告知必須寫得「更清楚」。

   然而,文章寫不清楚還有第二個原因,它比第一個原因更普遍而且更容易改正。這指的是文章的「結構」──句子出現的順序(無關句子寫得好或壞)。如果某人的文章寫得不清不楚,很有可能是作者表達這些觀點的順序與讀者的大腦處理它們的能力發生衝突。

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芭芭拉.明托
1961年進入哈佛商學院,為第一批女學員之一;1963年被麥肯錫顧問公司(McKinsey&Company)聘為該公司有史以來第一位女性顧問。她在寫作方面的長才很快得到賞識,並於1966年被派往倫敦,負責提高麥肯錫公司日益增多的歐洲員工的寫作能力。

1973年她成立自己的公司MintoInternational,Inc.,推廣明托金字塔原理(MintoPyramidPrinciple),針對商業或專業人士,以及在工作中需要撰寫複雜的報告、研究論文、備忘錄或簡報文件的芸芸大眾。

至今,明托已經為美國、歐洲、澳洲、紐西蘭和遠東等地區的許多大企業和管理顧問公司開課傳授金字塔原理,並在哈佛商學院、史丹福商學院、芝加哥商學院、倫敦商學院以及紐約州立大學等做過講座。

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這次經濟新潮社取得《金字塔原理》最新版本的中文版權,將提供給台灣讀者最完整、最經典的關於思考與表達技巧的重要觀念。透過學習金字塔結構,對於寫作、思考、解決問題的專業方法,必將大有幫助。

本書分成四個部分:

寫作的邏輯

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