目前分類:金字塔原理 (11)

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完善的管理需要「知識分享」──所有組織成員使用共同語言,操作共同的溝通工具,來陳述個人獨特觀點,而讓所有人分享,最後獲得相同豐富的知識。

我們常使用文字來分享知識,而且認為它是最好的知識分享媒介,理由是:
1. 在表達上,文字比口語更需要經過大腦的縝密思考,其精準度自不待言;
2. 文字是「白紙黑字」,即使當下表達有誤,事後尚能據以追蹤、查考、修正,直到所有誤解消除為止。

因此,我們很少懷疑文字溝通的優異性,也認為所有發表出來的文章,都是論述清楚的,讓讀者能完全理解。但其實完全不是這麼一回事,經理人並不善於用文字語言來溝通。著名的管理學者亨利‧明茲柏格(Henry Mintzberg)在四十年前就注意到,管理者喜歡用口語,甚於用文字來和人溝通。

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在知識經濟時代,除了要有觀點、有證據能推理外,能說能寫的表達能力也十分關鍵。《商業周刊》第1012期即以「越寫,越聰明!」的封面報導,將「寫作能力」列為廿一世紀的新競爭力。

從中小學開始,在作文課之外大概沒有人會指導你寫作。我在研究所指導論文,早期學生比較少,還能花一些時間指導他們的寫作表達。但目前較忙,力有未逮,發現不少碩士生、博士生,尤其是EMBA,其寫作能力是有問題的,而這個缺點有可能成為他們職涯上的瓶頸。


很慶幸地,我個人一路過來遇到不少貴人的指導,在不同的職場也都沒中斷過寫作。過去四、五年來我在不同的媒體上寫專欄,幫許多新書寫導讀,累積下來已超過上百篇文章。我的母校RPI以理工學院為主,學校在八0年代發現理工科同學的寫作大有問題,會影響其研究成果的溝通與擴散,因而成立「寫作中心」(Writing Center)來加強同學的寫作。我自己在做論文、寫報告時也進出過寫作中心無數次,受惠不少。我的指導教授是一位多產作家,對寫作特別有興趣,對於我們的報告幾乎是逐句批改。博士班期間除了跟著他編輯期刊,也參與他當時正在進行的幾本書,包括和出版社的交涉,以及分享他階段性的構思和成果。

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  企業管理人才的養成教育,經常忽略對寫作邏輯能力與表達組織技巧上的基礎訓練,而偏重於管理技術層面。因而那些經由學院教育系統所訓練出來之管理人員,他們固然可以運用所學的各項企管技術,解決企業或環境中所發生的問題,但是在撰寫正式提案計劃或諮詢報告的過程中,卻往往眼高手低、不知如何有效地組織思考,將自身的意念有效地用書寫方式表達出來。結果造成詞不達意,無法將其專業知識充分融入文件中。

  本書作者芭芭拉•明托(Barbara Minto)是著名企管顧問公司——麥肯錫的首位女性顧問。從她輔導多位歐洲員工之英文寫作能力的經驗中發現,文章的好與壞,分別受到「寫作風格」與「結構」的影響。想改變寫作風格來增進文章的可讀性是一件困難而複雜的事,然而要從改變文章的結構來增進其內容卻是相對容易而有效率的方式。藉由對文章結構的重新組織,在思考及寫作的過程中可以用一個簡單而明確的原則,將想要傳達的各項意念與邏輯做一個清楚的連結。而這個原則就是她極力倡導的「金字塔結構」的寫作觀念,這是一項將人類的思惟有系統地呈現在文件上的實用工具。三十年來,這項工具已成為麥肯錫顧問公司培訓企管顧問的經典教材。運用這一套獨步全球的規劃工具,麥肯錫顧問公司的諮詢顧問業務足以縱橫全世界,傲視全球同業。

  作者於1973年離開麥肯錫之後,成立明托國際公司(Minto International, Inc.),致力於推廣明托金字塔原理(Minto Pyramid Principle)。針對在工作中需要撰寫專業報告、研究論文、備忘錄或簡報文件的商業及專業人士提供寫作與思考上的訓練。至今,明托已經為美國、歐洲、澳洲、紐西蘭和遠東等地區的許多大企業和管理顧問公司開課傳授金字塔原理,並在哈佛商學院、史丹福商學院、芝加哥商學院、倫敦商學院以及紐約州立大學等擔任專題講座。

  本書《金字塔原理》初版是在1973年,經過多次修訂,迄今仍歷久不衰,成為顧問界乃至學術界的經典書籍。大前研一於《思考的技術》書中所提到的金字塔結構思考法,正源於此書。此一最新版本,不僅收錄了作者過去對於研究人們寫作過程的想法與邏輯推演過程的體悟以及其運用技巧,更集合了許多精闢的實務例證!讀完本書,透過金字塔的邏輯結構,將可有系統地分層構築所想要表達的意念與思惟,明確分析問題與界定內容。在極短的時間內,妙筆生花,文思泉湧,以簡潔而明確的報告成為公司內的寫作達人。

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將思維建構成「金字塔」

本書作者芭芭拉‧明托(Barbara Minto)所要告訴讀者的,是如何進行「邏輯性」的思維;她發現有關這方面的書籍,常只強調「邏輯性」的重要,然而卻是光說不練,沒有明白陳述出如何做到的方法,因此引發了作者的動機,矢志找出答案。經過了她多年的思考和經驗醞釀,終於發現了這一套被命名為「金字塔原理」的結構。她說:「清楚的文件,是因為其擁有一個清楚的金字塔結構;而不清楚的文件,則總是脫離那個結構。」因此,作者建議:「文章寫清楚的關鍵,在於將你的思維建構成金字塔,並在你開始寫作之前核對這些原則。」

依照作者自述,她在1967年首先提出這個觀念;到了1973年,初次出版了一套以《金字塔原理》為名的小冊子,同年離開了她原來服務的麥肯錫公司,在全球推廣她這一套觀念。從那年起一直到本書出版的1996年,在長達四分之一以上的世紀裡,她除了將《金字塔原理》這本書充實和改進外,並且不斷在全球各地演講、上課、開發電腦軟體和錄影帶課程。為了她的「金字塔原理」,這份投入和執著的精神令人欽佩。

顯然作者這種不斷精進和鍥而不捨的努力,已獲得普遍的肯定和接受,這套思維模式已被接納為一種顧問諮詢業的專業標準;尤其本書在大陸被期許為,幫助中國企業「登上管理高原」的一套功夫。

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  身為一個編輯人,在得知《金字塔原理》登上各大書店暢銷榜,讀者迴響熱烈之時,當然非常高興,也尋思應該回頭來看看,這本書究竟為什麼暢銷?它的獨特性在哪裡?對於編輯人又有什麼啟示?

  回想我決定出版這本書的初衷,一來是因為這本書的國際聲譽──1973年首次出版,後來多次增訂再版,至今仍然暢銷;二來是作者的傳奇色彩──芭芭拉.明托原是任職於世界首屈一指的麥肯錫顧問公司,該公司很快就發現,明托的數字方面不太行,但是寫作能力高強,於是她被派到倫敦,負責訓練歐洲地區員工的寫作能力,進而發展出她的「金字塔原理」。

  第三點(這是重點),這本書竟然能清楚解釋「寫作的普遍性原理」,能把這種「不可說之事」解釋清楚讓人了解,那真是太了不起了!

  所以,當然,這本書是談「如何寫出清楚的文章」,而且本書所謂的寫作,是指「充分意識到閱讀者的存在,並想要讓對方確實了解文章的觀點」這種寫作,也就是為了「溝通」而進行的寫作。也因此,這本書不談文字、文法,而且為了能有效溝通,其對於心理學、人類思維的本質也多有著墨。

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如果能夠選擇,大部分的人們都會選擇以口頭方式報告,而非以書面的方式提出。在內心深處,他們認為視覺報告只是單純的以投影片的方式進行報告。因此,他們認為報告只是把金字塔型的結構轉換成單純的文字投影片,也許再加上一些佐證的圖表加以解釋。情形會是如此嗎?

問題是,視覺報告需要面對一群現場觀眾,時常坐在並不舒服的環境中,而觀眾希望能在別的地方舉行。這種聽眾不只會有無法預知的反應,而且會受到任何事物的影響而分散注意力。因此你的工作大部分是要確保你能夠預期他們的反應,保持他們的注意力,以及讓他們急於取得你的訊息內容。換句話說,你必須顧慮他們的感受。而顧慮一群商業報告聽眾的感受所需要的藝術技巧和其他任何形式的娛樂幾乎相同。

   你需要製作一場「表演」,而表演需要有一位明星、表演的手稿、表演過程的腳本、技術卓越的視覺技巧,以及考慮到無形的因素,例如時機、步調與懸疑等等。突然間你會覺得需要一整套的技巧,遠超過「投影片形式報告」的要求。

協助商業報告人員具有表演者的技巧,需要加倍努力以及在公開演講和掌握聽眾注意上給予嚴格的訓練。基本技巧如下:

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在著手準備報告和簡報等比較長的文件方面(通常寫作的目的是為了提供問題解決方案),或是在專案計畫或諮詢建議方面(告訴你如何著手解決問題),你的思考過程並不簡單:有可能會有一段冗長的資料收集階段;寫作的過程可能會有好幾名作者參與並延續數日(或是數周);而且在你可以決定想要傳達的訊息之前,你很可能發現自己有一大堆需要整理和思考的事實、數據、資料和想法。

這些問題導向的文章通常必須回答以下三個最常見的問題之一,而究竟該回答哪一個問題,則取決於讀者事先的認知:

‧ 我們應該做什麼?(如果不知道解決方案)
‧ 我們應該做嗎?(如果已經提出解決方案)
‧ 我們應該怎麼做?/你會怎麼做呢?(如果已經知道且接受解決方案)

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當你嘗試將金字塔原理運用於具體的寫作時,在多數情況下,只要稍微練習,應該不難決定你想法的整體結構。你通常可以不用花太多力氣,便能找出你的「主題」、清楚說明讀者的「問題」、徹底地思考「情境」和「衝突」,並提出你的中心思想。然後利用問題/回答的方法,你可以相對輕鬆地提出下一層論點。

   不過,當你完成文章時,你還是必須仔細檢視文章的論點結構。在這個階段,你可能發現自己犯下兩個常見的錯誤:

列舉關係鬆散的論點(如:「十個步驟」或「五個問題」)。僅以一個複數名詞來概括這些論點,證明其為一組相似論點,而非以其共有一個內在的邏輯關係來評斷。
不用具有啟發性的論點,而是採用空洞的主張(「公司有五個問題」),來做為全文的中心思想。

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專業人士在工作上最厭惡的一件事是,他們必須要以書面形式進行溝通,幾乎所有的人都覺得這是件苦差事,但願自己能夠更擅長寫作。還有許多人被明確告知,如果他們想要更上層樓,就必須精通這項技能。

   多數人未能有很大的改進,原因是他們以為寫得更清楚意味著用更簡單、更直接的句子來寫,而且他們的文章裡往往充斥著太長或太累贅的句子。此外,他們所使用的詞彙經常太過專業或抽象,而且有時候他們的段落鋪陳很糟糕。

   但是這些都是屬於「寫作風格」(style)的毛病,對於已經完成正式教育的人而言,改變寫作風格是很困難的。不是不能改,而是它就像學習打字,需要大量重複性的練習,多數產業界與政府的在職人士根本找不出時間。因此,他們不斷被告知必須寫得「更清楚」。

   然而,文章寫不清楚還有第二個原因,它比第一個原因更普遍而且更容易改正。這指的是文章的「結構」──句子出現的順序(無關句子寫得好或壞)。如果某人的文章寫得不清不楚,很有可能是作者表達這些觀點的順序與讀者的大腦處理它們的能力發生衝突。

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芭芭拉.明托
1961年進入哈佛商學院,為第一批女學員之一;1963年被麥肯錫顧問公司(McKinsey&Company)聘為該公司有史以來第一位女性顧問。她在寫作方面的長才很快得到賞識,並於1966年被派往倫敦,負責提高麥肯錫公司日益增多的歐洲員工的寫作能力。

1973年她成立自己的公司MintoInternational,Inc.,推廣明托金字塔原理(MintoPyramidPrinciple),針對商業或專業人士,以及在工作中需要撰寫複雜的報告、研究論文、備忘錄或簡報文件的芸芸大眾。

至今,明托已經為美國、歐洲、澳洲、紐西蘭和遠東等地區的許多大企業和管理顧問公司開課傳授金字塔原理,並在哈佛商學院、史丹福商學院、芝加哥商學院、倫敦商學院以及紐約州立大學等做過講座。

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這次經濟新潮社取得《金字塔原理》最新版本的中文版權,將提供給台灣讀者最完整、最經典的關於思考與表達技巧的重要觀念。透過學習金字塔結構,對於寫作、思考、解決問題的專業方法,必將大有幫助。

本書分成四個部分:

寫作的邏輯

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