第1課 歡迎進入圖解思考、圖解溝通的世界!

以圖解鍛鍊思考力與構思力

 

  • 再見了!條列式寫法

     

      「不要寫成一長串文章,以條列方式簡潔寫出即可。」在撰寫商用文書時,相信有不少人曾經被人這樣指導過。的確,站在閱讀者的角度來看,與其花許多時間看好幾頁冗長的文章,不如讓準備資料者直接條列重點,更容易迅速有效掌握內容。

      我想,應該有許多上班族打從進了公司以後,就不斷被灌輸這個觀念,因此,不知不覺地在腦中形成了一股「條列式寫法清楚易懂」的「條列式信仰」。無論是要準備資料或提交報告,很多時候都會自然而然採取條列式寫法。

      不過,話說回來,條列式寫法真的清楚易懂嗎?

      其實,條列式寫法存在著很大的缺點。因為條列出來的各項目,所占的比重大小被視為相同,而且,條列式寫法無法清楚了解各項目彼此之間的關係。

      仔細檢視條列式寫法彙整的資料,我們會發現常有各項目之間,其實存在著因果關係,或是某個項目比其他項目來得重要的情形。

      比方說,造成問題的原因共有ABC三點。在條列式寫法的情況下,這三點原因呈現同等並列的狀態。實際上以比重來說,可能A占了七成、B占了兩成、C只占剩下的一成,造成影響的程度有很大的差異。或者也許AB是遠因,因為AB而導致發生了C這個近因。因此,條列式寫法是一種完全忽視項目之間比重大小或彼此關係的表達方式。

      用條列式寫法彙整資料時,無需思考架構和關連性……等因素,只要把各個項目列出即可,實在不大需要用到頭腦。如果是習慣這種條列式寫法,甚至會有一種危險,那就是可能對各種事物,變得失去自己深入思考的能力。

      能夠自己動腦思考、找出解決問題方案的人,才能在這個時代勝出。充分運用自己的頭腦,對各種事物進行高度的邏輯思考這件事,將變得更重要。

      那麼,要怎麼樣才能更充分地運用自己的頭腦、對事物進行邏輯思考、構思新的思考呢?這真是個困難的問題。針對這一點,我想推薦的方法是「圖解」。

      要圖解某件事物的話,必然不得不對它進行深入的分析與思考。什麼與什麼之間存在著緊密的關係?什麼與什麼之間有著因果關係?什麼與什麼是對立關係?什麼與什麼是包含關係?哪個項目的重要性比較高?……等,需要檢視的面相非常多。相較於條列式寫法而言,那是相當棘手的作業。

      然而,經由如此的圖解作業過程,也常能因此讓人對事物的架構看得更透澈,或是讓自己的想法或立場因此變得更明確。

     

    ●圖解有利於表達,也能幫助思考

  •  

      舉例來說,我的前一本著作《圖形思考:事半功倍的工作竅門》(日本經濟新聞社出版)的責任編輯為我準備的資料。這本書在日本大賣八萬本(至200211月為止),而《經濟學人》(Economist)日文版委託我「希望能以圖解的方式,分析這本書為什麼暢銷」。我請責任編輯將讀者的意見轉給我,他彙整後送過來給我的是【圖1-1】。      

 

【圖1-1】條列分析《圖形思考:事半功倍的工作竅門》成為暢銷書的原因

‧掌握了思考的本質

‧對解決問題有實際幫助

‧「看得到」的思考較有說服力

‧適合資訊化(運用電腦)的思考法

‧讀者感受到讀完之後,一定能提高「圖解思考力」

‧能運用在工作上或生活中任何場合

‧好像連我都辦得到,覺得很有親切感

‧讓人茅塞頓開的構思法

 

  •   看著【圖1-1】,我半開玩笑對他說:「這根本是條列式寫法嘛!」

      他笑著回答我:「我不會畫圖。」

      當然,並不是說條列式寫法就一定不好。在有些情況下,條列式寫法的確會更清楚易懂。不過,在這裡做為讓各位學習「圖解」這種思考法的實例,我試著用我的方式,把【圖1-1】的資料繪成【圖1-2】。

圖1-2

  •   為了讓各位一併了解條列式寫法和圖解的過程有什麼不同,接下來,我將稍微簡單說明,我是怎麼把條列式資料做成圖解。

      首先,為了清楚看出整體架構,我把條列的各項資料進行分類,做為圖解作業的開始。

      把相似的資料歸在同一類,我發現這些資料,基本上應該能分成三大類。

      第一類,是認同「繪成圖解的效果」。也就是說,即使是同樣的內容,相較於用文章表達,製成圖解的資料在會議或簡報……等場合,常常更能增加說服力。再加上目前簡報與繪圖軟體已非常進步,學習如何以圖解表達,才能跟上時代。

      提出這一類意見的族群,可說是在「表達的技術」上,感受到圖解優點的讀者們。

      第二類,是所謂「以圖協助思考的效果」。為了繪製圖解,必須全盤掌握事物架構,自然而然會讓人對事物深入思考。在我收到的讀者意見當中,有好幾位都提到「原本覺得圖解只不過是表達的工具,不過,試著實際繪製以後,卻發現思緒在腦中清楚整理,之前沒想到的點子不斷地湧現出來」。或是「我本來不曾深入思考過自己的工作,但是,把自己的工作繪成圖解之後,變得能更進一步深入思考事情」……等。

      提出這第二類意見的族群,可說是在「思考」這一點,感受到圖解優點的讀者們。

      第三類意見,是認同圖解對於解決工作或生活中的實際問題有所幫助。有好幾位透過網路把意見傳給我的讀者,都提及他們不只試著把圖解應用在工作上,也嘗試應用在家庭生活中。

      比方說,有一位讀者提到,他對「圖解溝通能否減少夫妻吵架」這件事情,實際進行實驗,這真是個有趣的切入點。那位讀者要為小孩決定讀哪一間幼稚園時,夫妻用圖解進行討論,結果漸漸看清問題的癥結。據他說,在比預期還要短的時間內,就讓夫妻兩人取得共識,因而問題解決。

      提出這第三類意見的族群,可說是在現實的工作場合或家庭生活中,親自體驗到圖解能幫助溝通或解決問題的讀者們。

     

      把資料分成這三大類後,接下來要找尋關鍵字,為每個分類定個名稱。關鍵字的取法當然有很多種,在這裡讓我借用書名《圖形思考:事半功倍的工作竅門》中的字眼,選用「圖」「思考」「事半功倍」這三個辭彙,來為各個分類取名。

      把這三個關鍵字分別用圓框圈起來,再把分類後的讀者意見分別依各個關鍵字放進去,加上箭號,就成了【圖1-2】的架構。

      接下來,把關鍵字加上線框,再把幾個切入點比較特殊的讀者意見,像是「讓人茅塞頓開的構思法」(日文稱為「發想法」),或是「連我都辦得到,讓人覺得很有親切感」……等,放在線框外面。最後,再用一個大框把所有的東西全都框起來,拉一個箭號到「讀者的支持」,完成全體的架構。

      不知道大家是否已經看出來,為了完成圖解,需要進行一連串複雜的思考過程?和只要把要素列出即可的條列式寫法比起來,程序有很大的不同吧?

     

      那麼,接下來,不要再看過程,讓我們來看看條列式寫法和圖解所呈現的「產品」有什麼不同。請大家比較一下【圖1-1】和【圖1-2】。

      比較這兩個圖,相信各位馬上就可以發現,條列式寫法彙整的資料,在內容方面全都是非常重要的項目,但是,卻無法讓人看出整體架構以及各項目之間的關係。【圖1-2】與【圖1-1】的呈現方式大大不同,大家應該可以從中看出一些結構差異。

      文章或條列式的寫法,型態上是排列在一起的無數條直線,無法讓人看清整體的架構。但是,畫成圖解的資料,由於圓框和箭號分層排列,能給人立體的印象。

      換句話說,這是一度空間和二度空間、三度空間呈現方式的差異。圖解,可說是一種比較具有空間感的表達方式。

      要把一度空間的概念轉化為二度空間或三度空間,必須多加上來自另一道軸線的角度。這個步驟也可說是把隱藏在一度空間直線中的要素,昇華至二度空間或三度空間的作業。換句話說,這個步驟其實就是「深入思考事物的本質」。也就是說,圖解的過程,能幫助我們增加思考的深度。

      圖解和條列式寫法,不但所呈現的結果有很大的不同,在思考的過程,也有很大的差異。

      因此,圖解不只是表達的工具,也是思考的工具。

 

學會圖解的第一本書_封面

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