1.每天都要抽出兩個時間
為何員工總是不如預期？
「公司的願景或策略總是無法照計畫進行。」
「主管帶不出有能力的下屬。」
「工作的進度或狀況老是掌握不了。」
「無法準時交貨。」
「產品品質不良。」
我想大部分的企業或多或少都有上述問題。遇到這些問題時，一般公司會嘗試引進管理系統、建立機制、改革公司文化或舉辦內部研習來做為因應措施。然而，管理階層對這些措施的期待通常只是理想，一旦實際執行之後，往往未必會達到預期效果。
管理系統或組織結構確實有其重要之處。然而，單單如此並無法讓內部組織有所改變。大家似乎都以為只要有好的方案或計畫就能心想事成，實現願景。
再說，真正執行與實現願景的並非系統或計畫本身，而是「人」。不論如何都需要由人來執行。一旦沒有實際去做的人，再好的方案與計畫都無法實現。
實際執行工作的是「人」。
而人並不會依照計畫行事。
一般企業在思考方案或擬定計畫時，都忽略了每個人有各自的強項與弱項，而沒有讓執行任務的員工發揮他們的適性、志向、感情或期望。除此之外，員工不過是血肉之軀，有可能因為自己的情感或欲望，而影響工作內容。因此，要求所有員工整齊劃一，像機器人般隨時維持一定的工作品質是不可能的。不過，這些道理雖然人人都懂，但在擬定計畫的時候，卻又常常被拋諸腦後。
想讓計畫如期進行，除了必須具備與業務相關的知識以外，還需要擁有識人的眼光。
到底要如何才能落實創意或計畫呢？
員工要如何才能夠自動自發、心甘情願且熱中於工作呢？
身為一個好主管，一定要具備這些知識，而且是要了解「眼下每一位部屬」各自所擁有的知識與智慧，而非一般人、一般員工或一般部屬。
主管每天面對的問題
確實執行公司提出的方案是主管的職責。但如果主管不能善盡其責，公司內部便無法運作，也無法培養人才。對於公司而言，因為有主管帶領員工，才能發揮「槓桿支點」的功能，讓公司的一切運作順利。
然而，如同我在「前言」所述，有些公司卻出現群龍無首、主管未能善盡管理之責，甚至不受部屬尊重等狀況。但話說回來，主管的功用到底為何？主管的責任範圍有多廣？我想不少上司與下屬對這一點都缺乏共識。
主管究竟都在做什麼呢？接下來，我會一一列舉管理的必要事項，亦即日常例行的管理業務，以作為說明。
1. 時程與時間的管理
針對目標，仔細分析完成所需的要素、研擬成功執行的方法，並針對個別員工分配工作內容，確認他們的進度。營造一個部屬可以專心工作的環境，定期審視工作是否按照計畫執行。
2. 戰略的實施方案
決定工作的先後順序。掌握每位部屬的能力與技能，確保整體工作得以順利進行。
3. 風險管理
預測工作、客戶或營運上可能發生的各種風險，盡早採取因應對策。
4. 適時做出判斷
面對工作上的抉擇時，應當機立斷。無法判斷時交由高層決定。
5. 栽培部屬
思考部門或團隊的長期發展，培養部屬達成任務所需的技能。同時，「評核」部屬的學習成果或工作績效。
以上可說是經營管理的要項。但實際上，有時因為組織或主從關係，主管需身兼數職，想面面俱到的話，就需有得力部屬從旁協助。
在現實生活中，主管每天都會面臨這些關於「部屬」的課題：
① 如何讓只會聽令行事、被動的部屬自動自發？
② 當部屬不喜歡報告、連絡與商量，如何加強與他們之間的溝通？
③ 下屬老是延宕交期、遲到成性，該如何提高他的責任感？
④ 如何讓不擅長跑客戶、業績不振的業務變得積極主動？
⑤ 遇到不與第一線或其他部門溝通協調的人，該怎麼做？
⑥ 怎麼與缺乏目標或願景的下屬相處？
⑦ 如何讓沒有自信的新人擁有自信？
⑧ 遇到不在乎客戶的部屬，該怎麼提高他的服務意識？
⑨ 如何讓開會從不發言的人，開口發表意見？
⑩ 如何讓只在乎自己利益的員工關心公司？
⑪ 如何讓自我中心、不關照後輩的老鳥改變？
⑫ 面對堅持己見、不尊重他人的員工，要如何提高他的協調能力？
以上課題都是主管每天要煩惱的事情。或許因為如此，近來才會常聽到許多主管大吐苦水：「帶人好累喔，不如我自己單打獨鬥比較快。」
然而，這些課題由來已久，並非一朝一夕。為什麼現在會讓主管感到特別困擾呢？
問題就出在傳統的管理方法，也就是過去上司利用權威或權力，單方面壓迫部屬的方法，現在已經不適用了。目前主流的管理方法是不靠權威就能指揮並培養部屬，因此現代的主管需要具備更高超的管理能力，來領導每一位部屬。
其中，溝通便是重要的管理能力之一。領導者必須能夠透過相互溝通來栽培員工。凡是提到溝通能力，隨之而來的必是如何教練部屬發揮創意與提高技能。最近幾乎所有的管理論述多少都會提到「教練型領導」，然而，我們不得不承認的現實是，這種方法也並非培養人才的萬靈丹。
那麼，該怎麼做才能在每天繁忙的工作之中，抽出時間關心部屬，進而帶出得力的助手呢？同時，又要如何在這個過程中提升主管本身的能力呢？
本書所介紹的「三分鐘教練」專為上述課題設計，可說是最有可能具體實踐的一種方法。這也是目前不少企業愛用的最新HRM（人力資源管理，human resource management），這種方法藉由集中、持續且長期地實行，不僅能讓部屬得以成長，主管也能提升自身的管理能力。
不論什麼場合，想要建立一個新習慣時，重要的是進行以下的循環：
理解→實踐→理解→實踐→理解→實踐→……
相信讀者在親自嘗試並繼續往下讀之後，就會發現這個方法的功效。
找時間與部屬溝通
談到與部屬溝通，我們都會想到該怎麼談、談些什麼，或者該怎麼問之類的問題。書店架上琳琅滿目的管理書籍都不外乎是這樣的內容——為了讓部屬不要只是一個口令一個動作，凡事都能自動自發，做主管的不能只是自說自話，而是要傾聽部屬說話，而且不能只是聽聽而已，一定要用心傾聽，至於為了達到這個目的，可以這麼做……諸如之類的。
的確，管理技巧相當重要。然而，在技巧根深柢固以前，更重要的是先找出與部屬交談的時間。
但問題是上司與部屬在交談以前，彼此根本沒有溝通過。有時是因為每天事務繁忙、找不出時間、找不到機會開口……這些都是目前不少主管所面臨的處境。
因此，「三分鐘教練」特地將與部屬溝通的時間列為重點。
為部屬撥出三分鐘。
不是順便，而是將「與部屬交談」視為每天工作的目的之一。
跟部屬談什麼或怎麼談都不重要。只要條件符合了，彼此就會自然地聊起來。重要的是，先找出這三分鐘。因為，「特地為一個人撥出三分鐘」這件事本身傳達了一個重要訊息：「你是我們重要的夥伴，公司期待你的成長，而且肯定你這個人。」
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