文／洪明洲｜亞洲管理經典研究中心顧問、台灣大學管理學院退休教授

完善的管理需要「知識分享」──所有組織成員使用共同語言，操作共同的溝通工具，來陳述個人獨特觀點，而讓所有人分享，最後獲得相同豐富的知識。

我們常使用文字來分享知識，而且認為它是最好的知識分享媒介，理由是：
1. 在表達上，文字比口語更需要經過大腦的縝密思考，其精準度自不待言；
2. 文字是「白紙黑字」，即使當下表達有誤，事後尚能據以追蹤、查考、修正，直到所有誤解消除為止。

因此，我們很少懷疑文字溝通的優異性，也認為所有發表出來的文章，都是論述清楚的，讓讀者能完全理解。但其實完全不是這麼一回事，經理人並不善於用文字語言來溝通。著名的管理學者亨利‧明茲柏格（Henry Mintzberg）在四十年前就注意到，管理者喜歡用口語，甚於用文字來和人溝通。

我自認是一位能靠文字謀生的人〔這是管理大師彼得‧杜拉克（Peter F. Drucker）引為一生職志的事業，我衷心想仿效〕，我對於文字在表達上的優異性相當敏感──敏感到有些「潔癖」，我寫文章的用詞遣字大都細加推敲，反覆更改，才「敢」定稿。

像我這種有文字潔癖的教授，在商學院教書非常「痛苦」。我教的是全台灣一流的商學院學生，但是他們所寫的作業、報告、論文，常讓我「難以下嚥」：文章結構鬆散、缺乏主題，文字囉唆重複，沒有切入重點，而最糟糕的是：沒有想像力，寫不出有一番見解的論述，文章多數都是東抄西湊的文字堆砌，相互矛盾，錯誤百出。

「寫作」是一件「勞力密集」的事（電腦無法取代），尤其要將文字「堆砌」（組合）到讓人一目瞭然的理解程度，要下非常大的苦功。沒有下苦功寫出來的文章，自己讀還可以；要讓別人產生「共鳴」，幾乎不可能──多數情況下，讀者常常不知所云，而且誤解連連。

多數經理人沒有時間「下苦功」寫文章，所以，文字造成的溝通誤解也最嚴重，特別是：
1. 不經縝密思考就分享知識，使用的文字難以精準。
2. 知識沒有建構清楚，就使用文字隨意分享。
3. 使用特殊建構知識的方法，其他人很難分享到真正的知識。
4. 許多隱性知識根本沒有文字可以表達，文字本身毫無意義。

這本《金字塔原理》對經理人有莫大的幫助，因為它提供一套簡單且直接的方法，幫助經理人在腦中將知識建構清楚。知識一旦建構清楚，所有文字溝通的問題就大幅減少，因為：
1. 表達知識的文字能輕易組合，精準度增加。
2. 建構知識的方法標準化，知識更容易分享。

本書揭露知識管理中最被忽略的地方：寫作──創作出能讓人理解的知識，而不是一篇讓人無法理解的「外星文」。一般人認為「寫作」只是以文字表達思想而已，只要想到，就能寫；寫出來，別人就能懂。

不幸的是：任何陳述要讓人懂，非常不容易。當兩個人各自使用不同的邏輯方式來組合「想法」時，多數情況是雞同鴨講。我們的確需要一套有效組合經理人「想法」的「標準」邏輯。寫作（表達）時，要求根據這個標準將想法「組合」成某種文字順序（文章）；閱讀時，別人也用同樣的邏輯順序接收文字訊息，並「還原」成與原作者相同意念的想法，知識才真正達到分享。

作者以「金字塔結構」來呈現這一標準邏輯，他建議思考中的每一個知識元件，在文章中盡量用金字塔結構來呈現，不要讓知識元件隨意漂浮，成為無俚頭文字。所謂建構知識是，將知識元件加以分類（Grouping）與概括（Summarizing）：
．分類是往金字塔下層「走」。
．概括是往金字塔上層「走」。

換言之，從不同分類所「概括」出來的「主題」位於金字塔頂端，各「分類」位於金字塔底部。各分類之間必須具備某種水平關聯，而各分類與主題間具有垂直（概括）關聯。舉個例子，「東西南北」是四種方向的「分類」，它們彼此具水平關聯，它們個別都與「方向」這一主題構成垂直關聯。

　「金字塔結構」就是麥肯鍚專業顧問師的看家本領MECE（彼此獨立，互無遺漏；mutually exclusive, collectively exhaustive）的核心，也是坊間的《專業主義：麥肯錫的成功之道》、《麥肯錫的專業思維》，以及大前研一的《思考的技術》等書所探討的思考模型。

　以前閱讀以上各書時，很多讀者可能會搞不清楚MECE的全貌，現在讀這本《金字塔原理》便更能理解。以我舉「東西南北」四種方向的知識建構為例，如果你的思考或文章只提到「東西南」，就表示這一分類沒有「互無遺漏」，你必須補上「北」。如果你已經列出「東西南北」，還必須檢測它們是否都是「彼此獨立」。如果水平的分類到達三至五項，最好給它們一個共同的「概括」──在本例中，「方向」就是「東西南北」的概括。

　當讀者在建構知識時，原理及程序與上述思考「東西南北－方向」的關聯經驗，完全一模一樣。這本書就是在介紹這樣有效而簡單的知識建構架構，它正是我們大腦思考事情的習慣：大腦會把同時發生、相關連的一組東西視為同一類，進而把某個邏輯模式套用在它們的身上。我們在這基礎上，將它們排列成「金字塔」文章，就是好文章。如果沒有善用這樣的大腦功能，我們寫的文章必定「慘不忍睹」。

　不過，千萬不要將這本書視為「寫作指南」。寫一篇好文章並非完全為了供人閱讀；將自己的思想藉由文章結構整理、組合成為金字塔型的知識，最有收穫的還是自己。

《金字塔原理＋金字塔原理Ⅱ》