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在著手準備報告和簡報等比較長的文件方面（通常寫作的目的是為了提供問題解決方案），或是在專案計畫或諮詢建議方面（告訴你如何著手解決問題），你的思考過程並不簡單：有可能會有一段冗長的資料收集階段；寫作的過程可能會有好幾名作者參與並延續數日（或是數周）；而且在你可以決定想要傳達的訊息之前，你很可能發現自己有一大堆需要整理和思考的事實、數據、資料和想法。

這些問題導向的文章通常必須回答以下三個最常見的問題之一，而究竟該回答哪一個問題，則取決於讀者事先的認知：

‧ 我們應該做什麼？（如果不知道解決方案）
‧ 我們應該做嗎？（如果已經提出解決方案）
‧ 我們應該怎麼做？／你會怎麼做呢？（如果已經知道且接受解決方案）

有效撰寫諮詢報告的祕訣是，確認你：(1)界定問題；(2)建構你的收集資料與分析，以促使資料轉換成為金字塔結構。

界定問題
判斷一個問題是否存在，通常要看你努力得來的結果與你原本想要的結果之間，是否存在差距。每個人認定世界上某個特別的情境會產生一個特定的結果，我稱之為「不想要的結果」（Undesired Result；以下簡稱R1）。

　　 當你不喜歡這個結果時（例如：銷售下滑），問題就產生了，而且你會想要其他的結果（例如：銷售上揚），我稱後者為「想要的結果」（Desired Result；以下簡稱R2）。而「解決方案」則是告訴你如何從R1得到R2。

　　 用這個方式界定問題即開啟了「序列分析」（Sequential Analysis），它是一種非常有效的問題解決技巧，利用邏輯順序找到一連串問題：

1. 是否有或可能有問題（或機會）？
2. 這個問題（或機會）在哪裡？
3. 為什麼這個問題（或機會）存在？
4. 我們能做什麼呢？
5. 我們應該做什麼呢？
　　 頭兩個問句的答案是用來界定這個問題，問句3則告訴你去找出問題的原因，而問句4與問句5則是決定最好的方法來解決問題（或是利用機會）：


在傳達你的分析結果方面，問句1與問句2的答案變成你的文章引言，而其他問題的答案則得出金字塔的論點。

建構問題分析
問題分析通常按照一種標準方式進行：

收集資料→說明發現→得出結論→建議行動

但是為了「最有效地」得出結論與行動，分析者必須特意建構一開始的收集資料功夫，以便這些努力能產生符合邏輯的發現。你可以提出診斷架構及邏輯樹，以指引你的分析並導引你的思維。一方面，它們能讓你有系統地解決問題，確保你把重心放在客戶的真正問題、挖掘問題的所有原因並提出適切的解決方案。另一方面，它們大幅減少在寫最後的報告時，組織與傳達你的思維所需要花的力氣。它們所賦予的邏輯結構必須是你的結論與建議的基礎，而且它們可以輕而易舉地被轉換成金字塔形式。